Voll agil und remote - Projekt Kick-off für ein Scrum-Team aus dem Homeoffice

Von Lara Ludwig

„Hahaha was, du stehst auch total auf Superheldenfilme? Mega!“ Florian freut sich, der Rest des Teams grinst in sich rein. Echt gut, sich beim Projekt Kick-off mit dem Kunden auch als Menschen besser kennen zu lernen – das wird später helfen, damit Dinge schneller umgesetzt werden können. 

Das Besondere: die neun Mitglieder des Teams sind alle zuhause vor ihren Bildschirmen. Und trotzdem wird zusammen ein Workshop durchgeführt?

 

In diesem Blogartikel teilen wir unsere Herangehensweise, wie wir einen Projektstart für ein Scrum Team gemeinsam mit unserem Kunden so gestaltet haben, dass nicht nur die inhaltlichen Aufgaben für alle klar sind, sondern dass Motivation aufkommt und dass das Team sich untereinander finden kann. 

Die Challenge

Juhu! Die monatelange Vorarbeit in der Design Thinking und Prototyping Phase mit unserem Kunden hat sich gelohnt. Das geplante digitale Produkt hat den Problem-Solution-Fit erreicht (es löst eine relevante Fragestellung der Zielgruppe auf befriedigende Weise). Außerdem sind die konzerninternen Stakeholder glücklich und das Budget fürs Projekt wurde zugewiesen. 

 

Zeit, das Produkt umzusetzen und auf den Markt zu bringen! Aber wie starten wir jetzt das Projekt, wo doch alle von zuhause aus arbeiten? Kann man überhaupt dieses „Kick-off Feeling“ in den digitalen Raum bringen? 

Wodurch zeichnet sich ein guter Projekt Kick-off Termin aus?

In einem Projekt Kick-off gibt es vor allem zwei Bereiche, die in unserer Erfahrung wichtig sind, damit es für alle Beteiligten als „gut investierte Zeit“ wahrgenommen wird. 

 

1) Eine Vision und den Weg dahin aufzeigen

Alle Team Mitglieder haben die Chance, den geplanten Projektumfang zu verstehen. Dazu gehören ein paar Fragen, die beantwortet werden. Zum Beispiel diese: 

  • was ist das Ziel und in welchem Zeitraum möchten wir es erreichen? 
  • für wen tun wir, was wir tun? (Zielgruppe des Produkts und Stakeholder)
  • welche Hindernisse gibt es evtl. auf dem Weg, die wir mit bedenken sollten? 

 

2) Team Building und Arbeitsweise.

Ein Team arbeitet auf Augenhöhe und löst gemeinsam Aufgaben – das ist der große Unterschied zu einer Gruppe, in der Aufgaben verteilt und abgehakt werden. Im Kick-off ist es daher wichtig, dass das Team sich findet. 

 

Dabei geht es vor allem um zwei Bereiche: 

  • wer ist eigentlich alles im Team? Was bringen die Leute mit, was sind Stärken, Schwächen oder sogar „Superkräfte“?
  • Was können wir tun, um als Team erfolgreich zu sein? Oder anders gesagt: Wie wollen wir eigentlich zusammenarbeiten? 

Projekt Kick-off remote – so geht's digital.

Remote Projekt Kick Off mit ZuSi | Unterschied & Macher
Gute Laune beim Projekt Kick-off mit unserem Kunden

Jetzt geht’s ans Eingemachte. Denn was im analogen Raum so mühelos klappt und für die meisten schon gewohntes Terrain ist, muss in Zeiten von „fully remote Teams“ neu gedacht werden. 

 

Wir teilen den Insight in die durchgeführte Session in drei Teilbereiche, die wesentlich sind um einen guten gemeinsamen Tag zu verbringen.

  1. Inhaltlicher Einstieg ins Projekt
  2. Team-Feeling aufbauen von Homeoffice zu Homeoffice
  3. Die perfekte Pausenplanung  

1 - Inhaltlicher Einstieg ins Projekt

Tool - Zoom

 

Das passiert

Im inhaltlichen Kick-off stellt der Product Owner oder der Projekt Lead dem Team die Vision und die Ziele vor. Das Scrum Team versteht daraus, was eigentlich genau die Aufgabe ist, auf die man gemeinsam hinarbeitet. Im ersten Schritt ist das gar nicht so anders, als bei einem „normalen“ Meeting: auf dem Bildschirm wird dafür Präsentation geteilt, die der Product Owner vorbereitet hat. 

Es geht nicht darum, das Analoge 1:1 ins Digitale zu übersetzen, sondern die neuen Vorteile zu entdecken.

Nun kommt aber der „Clou des Digitalen“. Denn damit das Team an einem Strang ziehen kann, ist bei jeder Folie Zeit für Fragen. Mit dem „virtuellen Marker“ werden Bereiche auf der Slide hervorgehoben, die man nicht verstanden hat und diskutiert anschließend im Team darüber. Eine Art digitaler Fingerzeig. 

 

Diese Hacks können Sie für sich nutzen

  • Halten Sie die Konzentration und Motivation hoch, indem Sie für die Session nicht länger als 2 Stunden planen. 
  • Alle Teammitglieder testen vorab das Tool, falls es noch nicht bekannt ist – bei Zoom geht das via zoom.us/test 
  • Wählen Sie auf Zoom die „Kachelansicht“, so hat man immer die ganze Teilnehmerrunde im Blick.
  • In der Moderation werden Teilnehmer aktiv aufgefordert, ihre Meinung oder Fragen einzubringen. Schließlich sieht man die Gestik und Mimik der Personen kaum. Im digitalen Raum muss man viel bewusster mit der Macht der Sprache umgehen.

2 - Team-Feeling aufbauen von Homeoffice zu Homeoffice

Team Building Übung mit MURAL | Unterschied & Macher
Ein Ausschnitt aus dem Team Building Spiel in der digitalen Whiteboard-Lösung MURAL - "zeig uns deinen Arbeitsplatz"

Tools - Zoom und Mural 

 

Das passiert

Wer sind eigentlich die Leute, mit denen ich da zusammenarbeite? Eine sehr wichtige Frage, wenn man Scrum erfolgreich einsetzen möchte! Denn schließlich geht man Aufgaben gemeinsam an, nutzt die kreative Kraft der Gruppe und möchte gemeinsam Probleme lösen. Dafür braucht es eine Vertrauensbasis! In der Nachmittagssession wird es deshalb bunt. 

Wer denkt, dass man in einem komplett verteilten Team nur schwer auf eine vertrauensvolle persönliche Ebene kommen kann, täuscht sich.

Als Ort dient dafür ein MURAL-Board, also ein digitales Whiteboard. Dort ist ein Kennenlernspiel vorbereitet.
Nach einer kurzen Einführung löst jeder für sich ein paar kleine Aufgaben, zum Beispiel: 

  • Hefte ein Profilbild an 
  • Lade ein Bild deines aktuellen Arbeitsplatzes hoch 
  • Schreib dazu drei Dinge auf, die dir wichtig sind 

Diese Aufgaben sind die Grundlagen, um sich auszutauschen, wer eigentlich wie tickt. Und das gibt durchaus Raum für Überraschungen! So hat sich beim Team Kick-off mit einem unseren Kunden herausgestellt, dass ein UuM Teammitglied und eine Person auf Kundenseite die gleiche Leidenschaft für Gaming und Filme teilen – und daraus direkt ein paar remote Work Hacks geteilt. 

Diese Hacks können Sie für sich nutzen

  • Das Micro in Zoom bleibt jederzeit bei allen an. Klingt zuerst irritierend, schafft aber im Laufe der Session menschliche Nähe durch Zwischengeräusche wie Lachen oder erstauntes „aha“-Ausrufen. 
  • Alle hören jederzeit alles. Das sorgt zwar dafür, dass es zu Beginn etwas unruhig werden kann. Es setzt aber alle auf Augenhöhe, wie es in einem analogen Raum eben auch wäre. 
  • Bei Zoom kann man sich virtuelle Hintergründe einrichten. Eine witzige Möglichkeit, etwas Persönlichkeit rein zu bringen, wie man auf dem Foto weiter oben erkennt.

3 - Die perfekte Pausenplanung

Einer der wichtigsten „remote Meeting Hacks“, der aber gerne übersehen wird!

 

Gehen wir gedanklich noch einmal in den analogen Raum: Hier würde man schon vor Meetingbeginn an der Garderobe plaudern. Möchte während des Meetings jemand kurz den Raum verlassen ist das per Handzeichen unkompliziert kommuniziert. 

In den Pausen des Meetings muss man etwas mehr Zeit einplanen, da mehrere Personen gemeinsam zur Kaffeemaschine schlendern. Und in der Regel spielen keine Schulkinder im Nebenzimmer. 

 

Remote ist das etwas anders. Man verlagert die „Smalltalk-Optionen“ bewusst in das Meeting. So nutzt man gerne die Zeit in der alle ihre Position finden und Kamera einrichten, um sich über die verschiedensten Themen und Unternehmungen der vergangenen Tage auszutauschen. 

Pausen in remote Meetings sind kurz und knackig – dafür aber auch häufiger.

Eine gute Daumenregel ist, alle 45-60 min eine Pause von 3-5 min einzuplanen. So haben alle Teilnehmer Zeit, ihre Kaffeetasse zu füllen oder mal schnell ins Bad zu springen. 

Unser Fazit: remote mit Vollgas ins Projekt zu starten lohnt sich!

Unser Learning: ein remote kick-off kann durchaus seine Vorteile haben! Man schafft eine ganz andere Vertrauensbasis mit dem Team des Kunden. Nicht trotz des Homeoffice, sondern gerade deswegen. 

 

Wir haben festgestellt, dass die neue Situation bei vielen dazu geführt hat, dass sie aufgeschlossen und neugierig auf dieses Format waren. Und genau diese Offenheit braucht es in einem Kick-off ohnehin – egal ob analog oder digital. 

 

Wir sind fest davon überzeugt, dass ein Kick-off remote nicht nur geht, sondern ein echter Effizienzbeschleuniger sein kann! Denn es ebnet den Weg für ein Scrum Team, um das digitale Projekt anzupacken und gemeinsam schnell Dinge umzusetzen. 



Sie möchten Ihr digitales Produkt remote entwickeln? Dann lassen Sie uns über die Möglichkeiten sprechen!

Portrait Lara Ludwig, Projekt Manager | Unterschied & Macher

LARA LUDWIG, PROJEKTMANAGEMENT

Ich brenne dafür, digitale Produkte und Lösungen mit agilen Teams gemeinsam zu entwickeln und in kurzer Zeit auf den Markt zu bringen.  

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