Retrospektiven im Remote Team - darauf kommt’s an.

Von Karina Mecik

"Was müssen wir als Team tun, um die Zusammenarbeit zu verbessern und so ein werttragendes, funktionierendes Produkt zu erschaffen, das schnell an den Markt gebracht werden kann?"

„Inspect & Adapt“ – das sind zwei der wichtigsten Säulen in Scrum, die ein agiles Team erfolgreich machen können, wenn sie im Framework aktiv gelebt werden. In einem eigens dafür existierenden Meeting stehen vor allem das Team und seine Arbeitsweise im Vordergrund. 

 

Wer Scrum kennt weiß: natürlich handelt es sich dabei um die Sprint Retrospektive. Und die ist durchaus vielseitig, wie wir bei der Durchführung in ganz diversen Settings, also physisch, remote oder gemischt bei unseren Kunden lernen durften. Das Spannende dabei? Wie einfach und schnell es möglich ist, remote und an den Kunden angepasst zu arbeiten. Ohne viel „Kladderadatsch“ und trotzdem mit viel Mehrwert.

 

Wie so eine remote Retrospektive erfolgreich gelingt, möchten wir euch anhand eines unserer Kunden, der Universal-Investment, zeigen. Denn hier arbeiten wir schon seit mehreren Monaten fully remote an der Entwicklung einer komplexen digitalen Anwendung.

 

Hier erwartet Sie also ein Einblick in Tools für eine remote Retrospektive, ein typischer Ablauf und das wichtigste: Insights, warum Tools und eine vorgefertigte Agenda allein noch lange nicht reichen, um die Retro nachhaltig erfolgreich zu gestalten. 

Einmal Sprint Retrospektive „klassisch“, bitte! – so geht sie analog.

Das Entwicklungsteam hat sich in einem Raum versammelt. Alle zwei Wochen tun sie das, also am Ende eines Sprints, um über die gemeinsame Arbeitsweise zu sprechen. Kurz zuvor fand die Sprint Review statt, bei der alle Stakeholder des Projekts einen Einblick bekommen haben, wo das Vorhaben aktuell steht.  Man plaudert ein wenig. Dann steigt man in den inhaltlichen Teil des Meetings ein. Es geht darum, die letzten zwei Wochen zu reflektieren (Inspect) und zu besprechen, was man in Zukunft besser machen kann (Adapt), um als Team produktiver zu sein. 

 

Das kann manchmal sehr emotional werden, denn es geht dabei auch um persönliche Themen – beispielsweise, wenn eine Person sich in bestimmten Situationen unwohl gefühlt hat oder klar wird, dass man bei einer Besprechung total aneinander vorbeigeredet hat.

Beim Hinausgehen klopft man sich dann auch mal auf die Schulter und geht guten Mutes in den nächsten Sprint. 

Die remote Retrospektive bei der Universal-Investment – ein Instrument zur fokussierten Verbesserung, ganz ortsunabhängig.

In diesem Projekt arbeiten wir bereits von Anfang an in einem verteilten Team (gemischt analog/remote). Ein Teil der Entwickler sitzt in Frankfurt am Main, einige in Süddeutschland und ein Kollege sogar in Skandinavien. Diese Gegebenheit wollten wir nicht nur „bewältigen“ sondern bewusst die Vorteile eines Scrum Teams hebeln, das ortsunabhängig zusammenarbeitet. 

 

Die remote Retrospektive schätzen wir vor allem als wichtigen Grundpfeiler unseres „OneTeams“. Damit schaffen wir gegenseitiges Vertrauen und Transparenz im Team und somit eine wichtige Basis für die erfolgreiche Zusammenarbeit im Projekt. 

 

Dafür bedarf es natürlich – wie bei einer analogen Retrospektive auch – eines dedizierten Rahmens und ein paar Werkzeuge, die bei der Durchführung nicht fehlen dürfen. 

Der Tool Stack für eine Retrospektive im verteilten Team

Der remote Tool Stack für eine erfolgreiche Retrospektive im verteilten Scrum Team | Unterschied & Macher
  • Handy und / oder Laptop als wichtigste Geräte
    Am Laptop ist die Retro in der Regel angenehmer. So kann man die Kamera anlassen, seine Kollegen sehen und tippen, ohne auf das eigene Aussehen achten zu müssen. Das Smartphone als Backup dabei zu haben ist aber nie eine schlechte Idee, falls WLAN und Laptop sich mal nicht vertragen. 
  • Microsoft Teams als Video- und Chat Tool
    In diesem Projekt arbeiten wir mit MS Teams als Videotool, da die Entwicklung in der Microsoft-Umgebung läuft. Alternativ nutzen wir bei Unterschied & Macher aber auch gerne Zoom oder auch Slack. (Wie wir Workshops mit Zoom durchführen sieht man beispielsweise gut in diesem Blogartikel)
  • Scrumlr.io als Retrospektiven „Whiteboard“
    Ein Tool, das exakt für den Anwendungsfall „Scrum Retrospektive im remote Team“ gebaut wurde. Hier ist keine Registrierung notwendig, die Retro kann sogar anonym erfolgen. Nach Auswahl des gewünschten Formats kann das Team virtuell mit Post-it´s und Votes hantieren und gemeinsam Action Items generieren.
    Alternativ nutzen wir bei UuM auch gerne MURAL als digitale Whiteboard-Lösung. (Mehr zur Verwendung von MURAL erfährt man beispielsweise in diesem Blogartikel).

So läuft die remote Retrospektive im verteilten Scrum Team ab

Damit das Team inhaltlich in die Tiefe gehen kann, planen wir rund 60-75 Minuten ein. Der Ablauf der Retrospektive entspricht im Kern dem analogen Vorgehen. Dabei nutzen wir gerne abwechselnde Retro-Formate wie „Mad-Sad-Glad“, „Keep-Add-Less-More“, oder Lean Coffee in Variationen - nach dem Leitgedanken „Break Habits. When work becomes habit we stop thinking […].“ (rezitiert: Seamus Keogan)

 

Bei der richtigen Formatauswahl erfährt man recht schnell, wo der Schuh gerade drückt. Ganz wichtig dabei – dem Team den Raum zu geben, auch Erfolge transparent zu machen und gemeinsam zu feiern! 

 

 

Begrüßung und Aufgabenstellung

Nachdem der Moderator (hier: Scrum Master) alle im Videocall begrüßt und das aktuelle Retro-Format vorgestellt hat, geht es in die Bearbeitung der Aufgabenstellung. Jeder hat 5 Minuten Zeit, digitale Post-it‘s in die unterschiedlichen Spalten zu kleben. Sobald die Zeit abgelaufen ist, stellt jede Person ihre Post-it’s vor. 

Der "virtuelle Redestab". Ein toller Trick, um Nähe zu schaffen und den Redefluss zu halten. 

Ein Trick, um einen natürlichen Redefluss zu erhalten ist die Weitergabe eines „virtuellen Redestabs“. Nach Ablauf seiner Redezeit gibt man das Wort untereinander weiter und hat den angenehmen Effekt, lange Pausen zu vermeiden.

 

Zum anderen ist durch das einfache Weitergeben des Wortes ein subtiler Weg gegeben Nähe zu Kollegen zu schaffen, mit denen man schon länger keinen Austausch mehr hatte. Denn in dieser Runde kann man bewusst an jemanden weiter geben, mit dem man in der operativen Zusammenarbeit lange nicht gesprochen hat.

Abstimmung für Fokusthemen

Nachdem alle ihre Inhalte vorgestellt haben, bekommt man kurz Zeit, um dafür zu stimmen, welche Punkte man im Team diskutieren möchte. Auch das geht natürlich hervorragend digital, indem man einzelnen Karten durch Anklicken Punkte gibt. 

Die gewählten Punkte werden dann im sogenannten „Lean Coffee“ Format diskutiert. Das Ziel: „Action Items“ verfassen, die zu einer Verbesserung der Arbeitsweise führen. 

 

 

Verabschiedung und Zeit für Smalltalk

Sich beim Raum verlassen auf die Schulter klopfen geht zwar nicht, dennoch sind auch digital die Rituale am Ende des Meetings wichtig. Ganz wichtig: alle bedanken sich am für die Offenheit und das Feedback. 

 

Außerdem muss es unserer Erfahrung nach Raum geben, um zu lachen und Witze zu reißen! Das löst die „Spannung“, die in den Diskussionen der Retro aufkommt. Wenn das Entwicklungsteam am Schluss etwas weiterplaudert und gemeinsam lacht zeigt das, dass es eine gute Runde war! 

Hacks für eine erfolgreiche remote Retrospektive

Hacks für eine erfolgreiche remote Retrospektive | Unterschied & Macher

Video an. Ton an. 

So einfach und doch so wirkungsvoll: in der remote Retrospektive haben alle Teilnehmer immer das Video an, den Ton individuell nach Redeanteil. Denn Mimik und Gestik ist wichtig! Außerdem hat es den schönen Nebeneffekt, dass man sich besser kennen lernt, wenn man etwas über die Arbeitsumgebung des Gegenübers erfährt. Gut dafür auch: MS Teams vergrößert automatisch die Person, die gerade spricht. Das macht es für alle leichter verständlich, wer jetzt dran ist und schafft ein bisschen das Gefühl, als ob man in einem Raum sitzen würde. 

 

Moderation ist alles!
Was wir in vielen Meetings gelernt haben: das Tool allein macht nicht erfolgreich! Gerade wenn Interaktionsmöglichkeiten des Raums wegfallen, muss der Rahmen und die Moderation der Retro gut laufen. Der Scrum Master ist die Schlüsselperson, die mithilfe bewusster Spiegelfragen („ich habe gerade verstanden, dass ihr in Zukunft XYZ machen möchtet. Ist das korrekt? Was sagt ihr dazu?“) das Team trotz räumlicher Distanz in der Konversation hält.


Der bewusste Einsatz der Stimme und das Ansprechen aller Mitglieder des Scrum Teams ist eine der wichtigsten Aufgaben, die der Scrum Master in der remote Retrospektive hat! 

Remote Retrospektive – das Wichtigste zusammengefasst

  • Die Retrospektive ist insbesondere in remote Teams wichtig. ("Remote" ist man übrigens auch schon, wenn drei Personen in einem Büro sitzen und 2 andere im Homeoffice)
    Sie schafft Nähe und damit eine Grundlage, dass das Team operativ arbeiten kann. Daumenregel: Nur wenn es den Entwicklern gut geht, können sie gute Lösungen erschaffen!

  • Für den Tool-Stack gilt „Keep it simple!“. 
    Je weniger Tool-Handling notwendig ist, desto stärker gelingt eine authentische Durchführung und der Fokus auf die Inhalte. Und darum geht´s ja letztendlich!

  • 75 Minuten reichen als Timebox völlig aus bei einem Sprint von 2 Wochen, um die wichtigsten Stellschrauben in der Arbeitsweise des Teams zu beleuchten und zu verändern.

  • Die bewusste und gut geplante Moderation des Meetings ist der Schlüssel, um es erfolgreich zu machen und Menschen über verschiedene Orte hinweg miteinander zu verbinden. 


Remote Scrum Teams erfolgreich machen? Machen wir gerne!

Portrait Karina Mecik, Scrum Master und Projekt Management | Unterschied & Macher

KARINA MECIK, SCRUM MASTER & PROJEKTMANAGEMENT

Als Scrum Master setze ich den Menschen in den Mittelpunkt, mache agile Teams erfolgreich und helfe Unternehmen so, ihr digitales Produkt schnell und zielgerichtet zu entwickeln. 



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Wir wissen, dass momentan äußerst schnelle und pragmatische Lösungen gefragt sind, um auch verteilt zusammen zu arbeiten – das entspricht unserem Mindset.

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