Mittendrin in der UuM Sprint Week - Fokus und Nerven nicht verlieren

Dieser Blogartikel ist Teil der Serie „Die UuM-Sprint Week: Google Design Sprint trifft Realität“. Darin befassen wir uns mit der UuM-Sprint Week, unserer Adaption des Google Design Sprints. Denn dieser birgt für Corporate Teams einige Herausforderungen, die das erfolgreiche Durchführen von Design Sprints erschweren. 

 

Was ein Design Sprint ist und welche Herausforderungen das Format für Corporate Teams hat, ist Teil 1 der Blogserie. In Teil 2 zeigen wir auf, wie man sich auf eine UuM-Sprint Week vorbereitet.

 

Teil 3 beschäftigt sich nun mit dem Ablauf der Woche. 

Auf einen Blick: das steckt in der Blogserie



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Teil 3: Fokus und Nerven behalten - mittendrin in der UuM Sprint Week.

Der Name Sprint trügt. Denn am Ende der Woche ist man so ausgelaugt wie nach einem Marathon. Warum? Weil man innerhalb kurzer Zeit sehr viele kreative Prozesse im Team umsetzt und sehr viele Entscheidungen treffen muss – beides Dinge, die unser Gehirn besonders anstrengt. 

 

Im Grunde halten wir uns zwar an den „Stundenplan“, den Google Ventures vorgesehen hat. Dazwischen haben wir aber auch unsere eigenen Kniffe erarbeitet, die die Herausforderungen unserer besonderen Sprint Situation abfangen. 

Fünf Kniffe, die wir insbesondere in der Arbeit mit Corporate Teams erarbeitet haben, helfen am Ende, dass man sein Ziel wirklich auch erreicht und nachhaltig verfolgt.

1. You can do it! Warm ups als Geheimwaffe

Die Teilnehmer unserer Sprint Weeks sind wie beschrieben vor allem Menschen aus Fachabteilungen, die plötzlich ganz andere Fähigkeiten nutzen müssen als in ihrem täglichen Leben. In Kreativ-Sessions heißt die Aufgabe: frei denken, auch die abwegigen Themen zulassen, den Stift in die Hand nehmen und Dinge visualisieren. 

 

Um einen sanften Start für ungeübte Design Thinker zu ermöglichen, passen wir unser morgendliches Warm-up an die benötigten Fähigkeiten des Tages an und erfinden, wenn nötig, auch gerne mal ein eigenes Spiel.

 

Das kann ein Assoziationsspiel sein (z.B. „ich bin ein Baum“ – beschrieben in diesem Artikel) oder man kann die Teilnehmer schon direkt ins Prototyping einleiten, indem sie mit Post-its und Stiften ein „Geschenk“ basteln müssen, das sie einer anderen Person im Workshop überreichen.  

2. Infopoints für Team-Mitglieder "on the road"

Es können nicht immer alle wichtigen Stakeholder oder Team-Mitglieder dabei sein. Um sie trotzdem mit einzubeziehen und ihre Expertise nutzen zu können, bauen wir in einem solchen Sprint Setup den „Infopunkt“ ein. 

 

So können sich Personen in unser morgendliches Briefing einwählen, in dem wir zum einen den Tag gestern besprechen aber auch die Aufgabenstellung für den aktuellen Tag besprechen. Das unterstützt dabei, den Input von Entscheidern zum Tag einzuholen und Stakeholder eng an die Arbeitsgruppe zu binden. 

3. Methoden-Support für „Anfänger“

Zusätzlich zu den Warm-ups bringen wir ein paar kleine Hilfsmittel für die Teilnehmer der Sprint Week mit. Jede Woche beginnt damit, dass wir die Regeln der Zusammenarbeit festhalten, z.B. „Wie können wir…“ statt „das geht nicht“ zu sagen.  Auch beispielsweise das Smartphone nur außerhalb des Raums zu verwenden kann hilfreich sein.

 

Innerhalb der Woche gibt es dann weitere Hilfsmittel, zum Beispiel ein schnelles „how to“ zum Thema „Interviewaufbau und richtige Fragen stellen“ als Spickzettel oder Beispiele und Nutzungsszenarien von Prototypen, damit die Teilnehmer sich besser vorstellen können, was sie mit der kurzen Zeit wirklich anfangen möchte. 

 

So wird jeder befähigt, produktiv mitzuarbeiten – auch wenn man zuvor keine Erfahrung in den Themen hatte und bringt so das Wochenergebnis nach vorne.  

4. Priorisierung und Resilienz retten Wochenziele.

Grundsätzlich gilt während der gesamten Sprint Week: Nerven und Fokus behalten! Es ist verlockend, die vielen kreativen Ideen näher zu verfolgen, die aus den Teams entstehen. Das schadet dem Wochenergebnis aber mehr, als es wirklich hilft. Denn die Sprint Week hat einen „Trichteraufbau“. Man arbeitet vom großen Ganzen runter in die kleinen Details – und dafür gilt es, zu priorisieren.

Was wir außerdem gelernt haben: alle Beteiligten müssen sich darauf einstellen, dass etwas nicht funktionieren wird. Manchmal führt man ein Experteninterview, bei dem man lernt, dass die Idee des Teams möglicherweise gar nicht gebraucht wird. Oder die Technik bei den Nutzertests streikt. Oder Nutzer verstehen im Interview nicht, dass sie ein Prototyp gezeigt bekommen und gehen den Interviewer unhöflich an (der sowas davor noch nie gemacht hat). 

 

Als Moderatoren holen wir die Teilnehmer in der ganzen Woche immer wieder auf die Abstraktionsebene zurück, damit man die Problemstellung im Auge behält. Und natürlich helfen wir auch, bei Nutzertests einen Fallback einzubauen bzw. unterstützen die Teams dabei zu improvisieren, wenn etwas nicht läuft wie geplant. Denn am Ende zählt vor allem das Ergebnis.

5. Abschluss: Tolle Woche. Und jetzt?!

Sicherlich einer der größten Unterschiede zum „klassischen“ Design Sprint Format. Nochmal zur Verdeutlichung: das Google Format wurde entwickelt für Startups. Man entwickelt Ideen und spricht mit Nutzern darüber, am Montag nach der Woche beginnt man die Erkenntnisse umzusetzen. 

 

Bei Corporate Teams ist die Sprint Week oft eher eine Arbeitsgruppe um ein Vorhaben, die aus dem Tagesgeschehen herausgelöst wird. Ob und wie es nach der Woche weitergeht, ist vorweg nicht immer definiert. Zeigt die Sprint Week, dass die Idee Business Potenzial hat müssen die Abteilungsleiter überzeugt und eine Budgetindikation entwickelt werden. 

 

Damit Teams diese Aufgabe vollbringen können, bauen wir am Ende des Sprints eine längere Wrap-up-Session ein. Diese beinhaltet das Erstellen einer ersten Roadmap, damit der Blick nach vorne gerichtet werden kann. Außerdem besprechen wir offene Aufgaben und erstellen eine Liste wichtiger Stakeholder. Und ganz wichtig: aus der Gruppe muss definiert werden, wer diese Aufgaben mitnimmt. 

Übrigens: Die UuM-Sprint Week ist nach der Woche nicht wirklich zu Ende. Wie man die Energie in den Alltag überträgt und aus einer validierten Idee ins Projekt kommt, zeigen wir im letzten Teil unserer Serie zum UuM-Sprint. 



Recap. Was ist die UuM Sprint Week?

Die UuM-Sprint Week ist unsere Adaption des Design Sprint Frameworks von Google Ventures, das wir insbesondere mit Corporate Kunden durchführen. Die Challenge: in fünf Tagen eine große Herausforderung lösen und mit echten Nutzern testen.

 

Allerdings nicht wie im Buch beschrieben zwingend in einer „perfekten Startup“-Umgebung sondern in Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung so angepasst, dass sie der Realität der jeweiligen Unternehmen gerecht wird.

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Die erfolgreiche Sprint Week - so geht's weiter.

Wir sind gut durch die Woche gekommen! Wie es danach erfolgreich weiter geht, lesen Sie im letzten Teil der Blogserie zum UuM-Sprint: 

  • Teil 4: nach dem Sprint: wie man die Ergebnisse zurück in das Unternehmen bringt


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