Vor der UuM Sprint Week – Vorbereitung ist die halbe Miete!

Dieser Blogartikel ist Teil der Serie „Die UuM-Sprint Week: Google Design Sprint trifft Realität“. Darin befassen wir uns mit der UuM Sprint Week, unserer Adaption des Google Design Sprints. Denn dieses Workshop-Format birgt für Corporate Teams einige Herausforderungen, die das erfolgreiche Durchführen manchmal erschweren. Im Detail nachzulesen ist es in Teil 1 der Blogserie, der weiter unten verlinkt ist. 

 

In Teil 2 der Blogserie zeigen wir nun auf, wie die erfolgreiche Vorbereitung maßgeblich das Arbeitsergebnis beeinflusst und was man dabei auf keinen Fall vergessen sollte.

Auf einen Blick: das steckt in der Blogserie



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Teil 2: Vorbereitung ist die halbe Miete für eine Sprint Week im Corporate Umfeld.

Die Aufregung ist groß! Wir investieren eine Woche, um uns einer ambitionierten Challenge zu stellen, sie zu lösen und am Ende sogar mit echten Nutzern zu verproben.

 

Der Weg zu einer erfolgreichen Sprint Week wird aber schon viel früher geebnet: in einer sauberen Vorbereitung. Unser Learning: wer hier nicht gründlich arbeitet, wird im Laufe der Woche unnötig Zeit verschwenden oder gar am eigentlichen Ziel vorbei werkeln.  

Unterschied & Macher | Sprint Week - Vorbereitung Workshop Woche

Vor einer Sprint Week gibt es sechs wesentliche Bereiche, die gut vorbereitet werden müssen: 

1. keine Sprint Week ohne Challenge

Was ist eigentlich das Problem, das wir lösen wollen? Eine kleine Frage, die über den großen Erfolg und Misserfolg entscheiden kann! Vor der Sprint Week setzen wir uns deshalb mit allen Verantwortlichen im Team zusammen, um diese Anforderung klar zu stellen.

 

In Startups mit kleinen Teams ist das möglicherweise etwas einfacher. Im Corporate Umfeld wirken jedoch zahlreiche Anspruchsgruppen mit ihrer eigenen Erwartungshaltung auf die Sprint Week ein. Besser also, wenn man das direkt abfängt und in die Formulierung der Challenge einfließen lässt. 

2. Welche Ergebnisse kann man erwarten?

Was kann man in einer Woche wirklich erreichen? Das sollte allen – Teilnehmern wie Stakeholdern – vorab klar sein. Ein Prototyp einer Sprint Week ist vor allem sinnvoll, um relevante Aspekte einer Idee zu validieren. 

 

Will man beispielsweise herausfinden, ob Nutzer auf einer Website ein Beratungsangebot buchen würden gilt es, den Weg dahin im Prototyp auszubauen. Möchte man wissen, ob ein Prozess anders gestaltet werden kann, kann der Prototyp auch ein Lego-Szenario sein, dass man mit den „Nutzern“ des Prozesses durchspielt.

 

Diese Erwartungshaltung gilt es von Anbeginn klar zu umreißen, damit es keine negativen Überraschungen gibt. 

3. Das Team

Wer nimmt Teil? Und wann? Welche Aufgaben haben diese Personen im Alltag? Design Sprint „by the Book“ heißt: ein diverses Team aus verschiedenen Kompetenzbereichen, welches fünf Tage Zeit hat. In der Realität kann man sich selten volle fünf Tage aus dem Tagesgeschäft zurückziehen.

 

Um das perfekte Team in einer Corporate Variante herzustellen gilt es also, bestimmte Kompetenzen „aufzufüllen“. So besprechen wir vorab, welche Kompetenzen und Erfahrungen im Raum stehen und ob beispielsweise zusätzliche Personen aus den Bereichen Entwicklung oder visuelles Design teilnehmen sollten, um die benötigte Kompetenzbreite herzustellen. 

 

So oder so: die fachlichen Profis aus den Abteilungen sind unverzichtbar! Denn sie kennen Details rund um Business und Nutzer ja am besten. 

4. Arbeitsteilung und Mitwirkungsräume

Wen braucht es an welchem Tag? Ist es dramatisch, wenn an einem Tag weniger Personen anwesend sind? Oder wenn sich Kollegen die Aufgabe teilen? Wie bereits angesprochen, sind die fünf Tage eine Herausforderung für viele Personen, die gerne teilnehmen möchten. Das Gute: durch Planung expliziter Mitwirkungsräume kann man die Teilnahme effektiv gestalten. 

 

An Tag 1 und 2 geht es ums große Ganze und die Vision – hier sollten Entscheider und Experten im Raum anwesend sein. An Tag 3 und 4 kommt man auch mit einem verkleinertem Team zurecht, das dann den Prototypen aufbaut und die Verprobung vorbereitet. An Tag 5 reichen zur Validierung je nach Testszenario häufig auch weniger Personen aus. Hier können Validierungsgäste teilnehmen, die aus zeitlichen Restriktionen in der Woche selbst nicht produktiv mitarbeiten konnten. 

5. Der Raum

Im Design Thinking ist der Raum ein zentrales Element. Ein lockerer, bunter Aufbau fördert Kreativität und bietet dem Team diverse Optionen zu Entfaltung. Wir haben aber auch schon Sprint Weeks in „klassischen“ Meeting-Räumen durchgeführt oder in Räumen, die eigentlich ein bisschen zu klein waren für die große Gruppe. 

 

Meistens geht es gut – den Raum vorab gemeinsam anzuschauen und zu überlegen, wie man das besondere Etwas herausholt. Dies ist ein echter Beschleuniger für die spätere Durchführung.  

6. Der Ablauf

 

Was machen wir denn wann und warum? Alle Teilnehmer sollten darüber gut informiert sein. Denn immer wieder kommt es vor, dass man doch noch ein Telefonat einschieben muss oder nur einen Nachmittag lang dabei sein kann.

 

Mittels eines Playbooks für die Woche stimmen wir uns vor der Workshop-Woche mit dem Team ab. Das hilft zudem intern bei der Kommunikation mit Vorgesetzten und Kollegen. Wer genau beschreiben kann, wofür die fünf Tage im Detail gebraucht werden, geht auch entspannter in die Woche. 

Wie man schon erahnen kann: Eine gute Vorbereitung braucht Zeit, die aber gut investiert ist. Denn die Woche selbst ist vollgepackt mit vielen Aufgaben, wie wir im nächsten Teil „Ablauf der UuM Sprint Week – Fokus behalten und Nerven nicht verlieren“ unserer Blogserie darstellen. 



Recap. Was ist die UuM Sprint Week?

Die UuM-Sprint Week ist unsere Adaption des Design Sprint Frameworks von Google Ventures, das wir insbesondere mit Corporate Kunden durchführen. Die Challenge: in fünf Tagen eine große Herausforderung lösen und mit echten Nutzern testen.

 

Allerdings nicht wie im Buch beschrieben nicht zwingend in einer „perfekten Startup“-Umgebung sondern in Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung so angepasst, dass sie der Realität der jeweiligen Unternehmen gerecht wird.

Unterschied & Macher | Sprint Week

Die erfolgreiche Sprint Week - so geht's weiter.

Die Vorbereitung ist geschafft! Wie wir gut durch die Woche kommen und darüber hinaus, lesen Sie in den nächsten Teilen der Blogserie zum UuM-Sprint: 



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