Wie wirkt sich ein neues Sitzplatzkonzept in einem selbstorganisierten Team aus? Unser Selbstversuch.

Von Francie Kupke

 

Wie arbeiten wir zusammen? Eine Frage, die seit der UuM-Gründung 2012 im Kern unseres Unternehmens steht und die uns seither nicht loslässt. In rund 6 Jahren ist viel gewachsen und hat sich viel verändert - das Team, die Bedürfnisse der Macherinnen und Macher und die Projekte. Geblieben ist jedoch die Grundfläche unseres Büros in der Stuttgarter Straße.

 

Ende 2018 sind wir mit dem wachsenden Team an die räumlichen Grenzen gestoßen. So mussten wir erfinderisch werden, um trotzdem produktiv und glücklich in diesen Räumen zu bleiben.

 

In diesem Beitrag zeigen wir, wie wir als selbstorganisiertes Team die Challenge "Arbeitsplatz" gelöst haben und welche überraschenden Learnings wir daraus gezogen haben. 

Blick ins Büro der Digitalagentur Unterschied & Macher in der Stuttgarter Straße in Frankfurt am Main
Where the Magic happens: unser Büro im Herzen Frankfurts

Wenn am Ende des Büros noch zu viel Team übrig ist

Wenn wir davon sprechen, wie wir miteinander arbeiten darf das "wo" nicht nur ein Randthema sein. Wir wenden intern und in Projekten den Grundprinzipien des Design Thinking an. Eines davon ist, dass der Raum ein Erfolgsfaktoren ist, um erfolgreich zusammen zu arbeiten und Probleme zu lösen.

Und wir sitzen alle in einem großen Raum, den wir für unsere Bedürfnisse gestalten. 


Aber mit rund 30 Teammitgliedern, Freelancern und regelmäßigen Kundenterminen kamen wir auch in diesem großen Raum Ende 2018 zu einem Problem: wo sollen eigentlich alle sitzen? Schnell werden da verschiedene Lösungen diskutiert: suchen wir ein neues Büro? Oder können wir vielleicht im Haus weitere Flächen anmieten? Wollen wir weiter verdichten und bekommen wir weitere Tische unter? Wird einer der drei Meetingräume möglicherweise zum Büro? 

Der Raum muss zu den Bedürfnissen passen

Genauso schnell wurden uns dabei einige Dinge klar: wir wollen gerne weiter miteinander in einem Raum sitzen. Einzelbüros in Meetingräumen oder einem anderen Stockwerk fielen also schnell raus. Umziehen und weitere Tische ins Büro stellen wollten wir auch nicht, wenn es nicht unbedingt sein muss. 

 

Was uns bald auffiel: es sind sehr selten 100 % des Teams im Büro. Warum also nicht mal darüber nachdenken, wie man den vorhandenen Platz anders nutzen kann? Und so fingen wir an, unser neues Sitzplatzkonzept zu entwerfen. 

Das hatte zwei Leitlinien: es sollte zu unseren Bedürfnissen passen und sich schnell umsetzen lassen. Denn wir hatten schlicht keine Zeit für große Aktionen. 

 

Bis dahin hatten wir es ganz einfach gehalten: fast jedes Teammitglied hatte einen eigenen Platz. Wer im Urlaub, auf Kundenterminen oder im Homeoffice war, stellte ein Schildchen auf, dass der Platz frei ist. Waren dann Freelancer oder Werkstudenten da, fanden sie so einen freien Platz. 

 

Immer häufiger funktionierte das Prinzip aber nicht: wer abends zur Bahn sprinten muss oder morgens krank aufwacht, stellt z.B. kein Schild an seinem Platz auf. Morgens war also oft erstmal Durchfragen angesagt oder ein Blick in den Urlaubskalender notwendig. 
Dazu kommt, dass wir als transdisziplinäres Team in immer unterschiedlichen Konstellationen an immer unterschiedlichen Projekten arbeiten. Man hätte also gerne mal ein paar Tage neben der Person gesessen, mit dem man gerade eng zusammen arbeitet. 

Vom festen Platz zu "Springern" und "Sesshaften"

Nahe lag die Idee, die eigenen Sitzplätze komplett abzuschaffen und zu einer Art "Hot Desk"-System überzugehen, wobei man sich morgens einen Platz sucht. Doch das ist nicht für jeden was: einige Mitarbeiter haben gerne eine feste Struktur und sehen den Schreibtisch als Ruhepool. Andere empfinden es einfach als Stress, morgens direkt einen Platz suchen zu müssen. Und manchmal lässt es das notwendige Setup mit speziellen Monitoren oder Pinnwänden für Konzepte einfach nicht zu, alles in einen Rollcontainer zu stapeln. 

Eine kleine Runde schaute sich also an, wer im Team eigentlich was will und braucht - und ob es überhaupt einen Konsens gibt über den "perfekten Arbeitsplatz". Heraus kam das Konzept von "Springern" und "Sesshaften".

 

Im Grunde ist es ganz einfach und besteht aus drei Kernelementen. 

  1. Jeder hat die Wahl, "Springer" oder "Sesshafter" zu sein. "Springer" suchen sich morgens einen Platz, "Sesshafte" haben einen festen Platz. 
  2. Rund die Hälfte der Tische sind "Springerinseln", die andere Hälfte hat eine feste Zuordnung für "Sesshafte". So erkennt man direkt, wo man sitzen kann. 
  3. "Springer" bekommen eine tragbare Box mit Ihrem Namen, in der alle wichtigen und persönlichen Utensilien untergebracht werden können. 

 

Bernhard von Unterschied und Macher beklebt die Boxen, in denen im Büro Utensilien aufbewahrt werden können (c) UuM
Für jeden Springer eine Box: Bernhard beim Namen anbringen

Voller Spannung wurde das Konzept im Team-Meeting vorgestellt. Denn wir hatten für uns selbst viele Fragen:

Wer wird überhaupt bereit sein, seinen Platz zu räumen? Wird es zu Chaos führen, wenn morgens immer Leute einen Platz suchen und wie viel Chaos halten wir aus? Was brauchen die Teammitglieder als Wohlfühlfaktor und wie können wir ihnen diesen bieten? Gehen dann plötzlich viel mehr Leute ins Homeoffice? Und wie würde sich das auf die Kommunikation auswirken? 

 

Um unsere Fragen zu klären, gab es nur einen Weg: Ausprobieren und nachfragen! Denn wir glauben daran dass es wichtig ist, Dinge anzupacken und überprüfbar zu machen.

 

Die Frage war nun: Wie misst man aber den Erfolg eines Sitzplatzkonzepts? 

Wir entschieden uns dafür, 12 Wochen nach Einführung im gesamten Team abzustimmen, ob wir glücklich sind mit der Lösung oder ob wir einen ganz anderen Weg einschlagen müssen.  

Kann ein Sitzplatzkonzept ein Team positiv Beeinflussen?

Die Antwort ist ein klares Ja! Denn wir haben nicht nur unser Platzproblem in den Griff bekommen, sondern viele positive Effekte des Konzepts entdeckt.
Schon vor Ablauf der 12 Wochen "Testphase" waren natürlich kleine Verbesserungen notwendig. Beispielsweise führten wir bei den "Springerinseln" kleine Boxen ein, in denen Stifte, verschiedene Monitorkabel und Post-It's bereit liegen. 

 

Bei der Abstimmung zum Konzept waren wir selbst überrascht, welche positiven Auswirkungen es hatte. Hier sind unsere Top 6: 

  1. "Ich spreche mehr mit anderen Leuten aus dem Team, mit denen ich sonst nicht immer zu tun hatte. Das ist super für den Austausch."

  2. "Seit ich Springer bin halte ich endlich meinen Arbeitsplatz sauber, wenn ich eh jeden Abend aufräumen muss. Das ist mir früher schwergefallen."

  3. "Es ist viel einfacher geworden, sich projektbezogen zusammenzusetzen."

  4. "Manchmal möchte ich einfach eine ruhige Ecke, an einem anderen Tag sitze ich gerne mittendrin. Als Springer habe ich die Chance, immer mal wieder an einem anderen Platz zu sitzen und das Büro anders zu erleben."

  5. "Ich bin viel unterwegs auf Terminen und hatte früher das Gefühl, einen Platz zu blockieren wenn ich beim Kunden bin.  Jetzt suche ich mir morgens oft gar nicht erst einen Platz, sondern setze mich nur kurz mit dem Laptop hin und bin kurz danach wieder weg. Zeug in die Box und schon ist Platz!"

  6. "Wenn ich mal näher an der Tür sitze, gehe ich inzwischen auch mal an das zentrale Telefon oder nehme Post an und lerne so nicht nur neue Aufgaben kennen, sondern entlaste auch einzelne Personen, bei denen das früher hängen blieb."  
Pfeile auf den Tischen zeigen: hier ist ein Springerplatz!
Pfeile auf den Tischen zeigen: hier ist ein Springerplatz!

Das haben wir durch unser Sitzplatzkonzept gelernt

  1. Nicht jeder kann und will seinen Platz hergeben - und das ist auch gut so!
    Wir wussten es ja eigentlich schon, aber haben wieder mal gemerkt: Jeder im Team tickt ein bisschen anders. Das ist unsere Stärke und wir suchen aktiv unterschiedliche Charaktere. Das bringt auch mit sich, dass manche eben nicht jeden Tag einen neuen Platz suchen möchten. Andererseits kann man überrascht sein, wer sich freiwillig als Springer meldet. Außerdem lernt man so neue Seiten an Kollegen kennen. 

  2. Jemand muss es in die Hand nehmen und vorbereiten.
    Selbstorganisierte Teams sind toll. Das heißt aber nicht, dass alle bei allem immer tief drin sein müssen. Eine Gruppe von ca. fünf Personen hat zuerst lange mit Ideen herumgespielt, Informationen recherchiert und Meinungen eingeholt. Das hat dazu beigetragen, dass die schlechtesten Optionen direkt rausfielen.

  3. Das Team muss proaktiv mit einbezogen werden.
    Der Sitzplatz ist ein sensibleres Thema, als manch einer glauben mag. Wer den Raum verändert, in dem wir nun mal einen Großteil unseres Tages verbringen, muss sich dessen bewusst sein. Es soll ein Ort sein, an dem man sich wohl fühlt und wo man auch gerne hinkommt, um zu arbeiten. Wir haben proaktiv Wünsche eingeholt und Gestaltungsräume geöffnet, damit das Team am Ende "sein" Büro hat und nicht von oben herab etwas aufgedrückt bekommt. 

  4. Ordnung und Leitlinien sind wichtig für den Erfolg.
    Die Umstellung bedeutete für uns vor allem am Anfang immer wieder kleineres Chaos. Wo lagere ich meine Box? Wo sind die ganzen Kabel für die Monitore? Wo sind eigentlich die Leute, die ich gerade suche? Von Anfang an wurde also ein Minimum an Ordnung vorgegeben, z.B. durch einen Raumplan, der die Plätze aufzeigt und zwei definierte Abstellorte für die Boxen. 

Die nächste Iteration wartet schon

Also alles perfekt? Sicherlich nicht! 
Aber das ist ok so, denn unser Konzept soll sich stetig weiter entwickeln.  Noch gibt es kleine und große Dinge zu lösen: 

  • Wir wollen die Boxen mit unseren persönlichen Utensilien vielleicht an einem anderen Ort unterbringen.
    Denn aktuell blockieren sie zum Teil Stauraum, den wir gerne anders nutzen würden. 
  • Wir wollen Ruheorte für Telefonate schaffen, denn der Geräuschpegel in einem Großraum ist nun mal nicht immer gut zu beherrschen. 
  • Und eine Leseecke wäre auch ganz nett. 

Deshalb freuen wir uns schon darauf, den Raum weiter zu verändern. In der nächsten Iteration.